UNI/PdR 125:2022
La check list per la verifica di conformità al sistema di gestione per la parità di genere
La checklist proposta è uno strumento indispensabile per le organizzazioni che necessitano di verificare se stanno adottando pratiche e procedure che promuovono la parità di genere conformemente alla Prassi UNI/PdR 125:2022.
Oltre a svolgere la funzione di verifica della conformità – per come è stata concepita – la Check List WINPLE UNI/PdR 125 rappresenta anche un valido strumento a servizio dello sviluppo stesso del sistema di gestione per la parità di genere.
Struttura della Check List
La matrice della Check List, rappresenta in formato tabellare, è strutturata secondo i seguenti campi:
- Punto Pdr
Indica il punto ed il sottopunto della Prassi UNI/PdR 125:2022 - Requisito
Denomina il requisito corrispondente al punto specifico - Verifica
Esplicita attraverso degli interrogativi le esigenze di conformità riferite al requisito - Evidenze qualitative / quantitative esaminate
Elenca in maniera dettagliata i documenti necessari ad attuare lo specifico requisito e a fornire evidenza qualitativa e quantitativa della conformità - Situazioni non conformi
Permette di identificare non conformità rispetto al requisito e alla documentazione specifica - Responsabile
Permette di attribuire e riconoscere responsabilità inerenti alla specifica non conformità
Check List come guida allo sviluppo del sistema di gestione
La Check List strutturata come descritto, rappresenta una guida che indica il percorso per lo sviluppo integrale del sistema di gestione per la Parità di Genere che richiede, passo dopo passo:
- Quali sono le procedure per attuare la prescrizione del requisito?
- Quali sono i documenti che forniscono le evidenze qualitative e quantitative della conformità alle procedure?
- Quali sono i documenti da produrre ed esibire per dimostrare che gli indicatori (KPI) risultano in linea con i valori della prassi?
- Chi sono i soggetti responsabili coinvolti nell’attuazione della specifica procedura e nella dimostrazione della relativa conformità?
La stessa guida aggiunge la prospettiva della “risposta” indicando, per ciascun requisito e per ciascun sotto-requisito, le evidenze qualitative/quantitative utili allo sviluppo ordinato dell’intero sistema di gestione.
Chi legge in senso progressivo per ciascun punto numerato della prassi i punti di verifica indicati dalla check list:
- Acquisisce immediata consapevolezza dell’intero sistema di gestione
- Approfondisce la consapevolezza relativa a ciascun capitolo della prassi
- Comprende cosa è necessario implementare e quale documentazione preparare
- Riconosce la fluidità del percorso documentale e le correlazioni tra gli elementi del sistema
La Check List nella comprensione del requisito e risposta dell’organizzazione
Un approccio alternativo al ciclo di Deming Plan, Do, Check, Act, impiegato da Winple nello sviluppo del kit documentale, molto veloce ed ugualmente valido, che presuppone tuttavia la conoscenza della prassi di genere 125:2022 e la competenza sufficiente a distinguere le singole componenti dell’intero sistema, può essere quello di sviluppare il sistema di gestione attraverso i punti della check list di Winple.
Il processo di sviluppo deve essere costituito da due fasi che devono riguardare necessariamente ogni specifico requisito della PdR.
Esse sono:
- Inquadramento e comprensione del requisito
- Risposta dell’organizzazione
Inquadramento e comprensione del requisito
È la fase principale alla quale lo “sviluppatore” del sistema deve focalizzare la propria attenzione attraverso la comprensione generale della prassi, collocare il requisito nel quadro logico della prassi.
Esempio: 6.2 PIANIFICAZIONE deve essere riferito al suo requisito logico “genitore” che è il punto 6 POLITICHE DI PARITÀ DI GENERE, PIANIFICAZIONE, ATTUAZIONE E MONITORAGGIO, E SISTEMA DI GESTIONE.
Successivamente lo sviluppatore passerà in rassegna i quesiti posti nella colonna “Verifica” dove il requisito viene scomposto in azioni logiche da compiere, che permettono di comprendere nel dettaglio cosa si aspetta la prassi di genere dalla nostra organizzazione e quali siano i criteri da adottare per rispettare appieno la conformità.
Risposta dell’organizzazione
Se la prassi si aspetta dall’organizzazione determinate azioni in riferimento a ciascun requisito, l’organizzazione dovrà provvedere ad attuarle. Lo sviluppatore, da parte sua, provvede a sviluppare quella documentazione che deve fornire evidenza che tali azioni siano state effettivamente compiute: evidenze qualitative e quantitative.
Una volta progettata e dispensata, tale documentazione disciplinerà i processi di sistema che attuano le azioni e sottoporrà tali processi alle registrazioni che ne comprovano la conformità.
La documentazione comprovante la conformità ai requisiti della prassi, unitamente alle persone indicate al suo interno che devono operare secondo procedure costituiscono il sistema di gestione per la parità di genere.
Un sistema fatto di persone, procedure, risorse, criteri decisionali e registrazioni da valutare in fase di audit.
La Check List nel processo di Audit
Nel processo di audit, appartenente ai processi di sistema della parità di genere, la check list permette, unitamente a quanto visto fino ad adesso, di:
- Rilevare la situazione non conforme
- Riferirla allo specifico punto della prassi
- Ascriverla allo specifico requisito e sotto requisito previsto dal punto
- Attribuirla alla responsabilità della persona indicata nei documenti
Conclusioni
La check list di Winple per la verifica di conformità del sistema di gestione per la parità di genere costituisce anche un valido strumento di sviluppo integrale del sistema offrendo i seguenti 5 vantaggi per risparmiare tempo e denaro:
- Identificazione chiara dei requisiti specifici
- Comprensione generale e complessiva del sistema di gestione
- Facilità di verifica della conformità
- Identificazione rapida di situazioni non conformi
- Assegnazione precisa delle responsabilità
