Come effettuare l’attività di verifica dell’efficacia di un Modello ex. D.Lgs. 231/01
Indicazioni metodologiche per verificare l’efficacia del Modello 231 attraverso l’interpretazione matematica del suo funzionamento
L’efficacia resistenza del Modello 231
L’OdV, ad intervalli regolari e in occasione di particolari circostanze, provvede a verificare che il modello organizzativo 231, implementato e attuato nell’organizzazione, risulti conforme alle prescrizioni D.Lgs. 231/01 ed efficace nel prevenire la commissione dei “reati presupposto” da parte del personale.
Winple in questo articolo vuole inquadrare il tema della verifica dell’efficacia preventiva del Modello 231, in un orizzonte di riferimenti concettuali più ampi e che risulta più esteso rispetto alla prospettiva del solo processo di audit.
L’ottica è ribaltata, non è quella dell’auditor che verifica ex-post, ma è quella del consulente che verifica ex-ante, come pretenderebbe un magistrato in caso di giudizio, proprio come è assolutamente indispensabile che faccia l’OdV.
In questo orizzonte concettuale più ampio, quello che intendiamo trasmettere in maniera semplice ed ordinata è che l’efficacia del modello è ravvisabile non soltanto nell’assenza di reati (che potrebbe anche essere ascrivibile al caso) ma deve essere soprattutto “sperimentabile” nelle ipotesi in cui vi siano stati tentativi di reato, che non sono andati a buon fine perché il Modello 231 vi ha opposto “efficace” resistenza.
Questo è il ragionamento alla base con cui vogliamo affrontare l’argomento relativo all’efficacia.
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I fattori dell’efficacia del Modello 231
Il testo, tanto per favorire l’applicazione della metodologia indicata quanto per sollecitare la consapevolezza necessaria per operare in maniera razionale, sviluppa l’argomento attraverso i seguenti punti di riflessione:
- La conformità del modello alla base della sua efficace attuazione
- Il ruolo dell’adeguatezza delle risorse nella gestione dell’efficacia
- L’idoneità dei protocolli di sicurezza e l’entità del rischio
- La funzione a supporto della stima dell’efficacia del modello
Le conformità del Modello alla base della sua efficace attuazione
Se il modello organizzativo non è adeguatamente progettato e tantomeno attuato, l’organizzazione può essere esposta a un elevato rischio di commissione di reati. Questo perché tanto il D.Lgs. 231/01, quanto le linee guida che sono alla base dello sviluppo del modello sono stati concepiti proprio con lo scopo preventivo.
Sia il legislatore che ha concepito il decreto, sia i tecnici che hanno elaborato le linee guida (quelle ad esempio di Confindustria oppure la UNI/PdR 138:2023) hanno lavorato costruendo un modello operativo che si basa sul Ciclo di Deming (Plan, Do, Check, Act) che risponde bene, oramai da anni, alle esigenze funzionali dei processi di prevenzione.
Quanto più il nostro modello organizzativo 231 è conforme al D.Lgs. 231/01 e alle sue Linee Guida tanto più è efficace, perché è stato progettato ed attuato secondo l’esperienza, le competenze e la perizia dei tecnici qualificati che vi hanno lavorato.
Il ruolo dell’adeguatezza delle risorse nella gestione dell’efficacia
I processi del modello organizzativo 231, i protocolli cioè di sicurezza che disciplinano “come applicare i controlli di prevenzione” alle attività di business, di solito, prevedono delle attività da compiere come ad esempio: il monitoraggio di dati e informazioni, la comunicazione verso i soci in affari, la formazione per il personale, la gestione documentale ecc.
Un protocollo di sicurezza ben progettato e cioè completamente conforme tanto al D.Lgs. 231 quanto alle Linee Guida degli “esperti” può essere vanificato e cioè reso inefficace, se le risorse necessarie alla sua attuazione risultano, nel momento del bisogno, insufficienti e cioè non adeguate all’istanza emersa.
Da questa considerazione, arriviamo alla conclusione che anche l’adeguatezza delle risorse rese effettivamente disponibili per i processi di prevenzione influenza l’efficacia.
L’idoneità dei protocolli di sicurezza e l’entità del rischio
Idoneità dei controlli di prevenzione che vengono attuati grazie ai protocolli (processi di controllo), a nostro avviso, andrebbe considerata da due prospettive. La prima è quella della quantità la seconda invece quella della qualità.
Per quanto riguarda la quantità, un controllo risulta idoneo nell’ipotesi in cui è “proporzionato/commisurato” all’entità del rischio che deve prevenire.
Per quanto riguarda la qualità, un controllo risulta idoneo quando costituisce un vero fattore disfunzionale per l’attuazione del fenomeno criminoso. Un fattore idoneo e cioè in grado di smorzare un processo di reato sul nascere oppure in grado di costituire un ostacolo prima del suo perfezionamento.
L’equazione a supporto della stima dell’efficacia del Modello
Con queste riflessioni che abbiamo fatto in merito alla conformità, all’adeguatezza e all’idoneità, possiamo quindi considerare l’efficacia del modello organizzativo 231 una variabile “dipendente” che, all’interno di un sistema di gestione, risulta essere correlata positivamente a tre variabili indipendenti e cioè variabili che possiamo controllare direttamente.
y (Efficacia modello 231) = ƒ (x conformità; j adeguatezza risorse; z idoneità controlli)
Alla luce di tale equazione comprendiamo, in maniera più evidente, che il valore dell’efficacia preventiva del modello organizzativo 231 può essere “stimato” attraverso una misurazione della conformità, dell’adeguatezza e dell’idoneità.
La funzione a supporto della valutazione di efficacia indicata naturalmente è esposta nella sua versione embrionale.
Una funzione matematica infatti, per poter essere compresa, deve essere sviluppata con il tradizionale studio della funzione i cui argomenti riguardano ad esempio la determinazione del campo di esistenza, le intersezioni con gli assi dei valori, l’individuazione di massimi e minimi, lo studio dei limiti, ecc.
L’OdV, una volta acquisita la consapevolezza che il valore dell’efficacia del modello 231 dipende dal livello di conformità raggiunto, dall’adeguatezza delle risorse e dall’idoneità dei controlli, dovrà affrontare ricerche più dettagliate per comprendere:
- Come varia il valore dell’efficacia in relazione al variare delle variabili indipendenti?
- Quale valore assume l’efficacia quando tali variabili assumono valori limite?
- Qual è, tra le variabili indipendenti, la combinazione ottima che massimizza il valore dell’efficacia in un’ottica di risparmio di risorse?
- In che misura il “elementi caotici” possono influire sulle previsioni disattendendo gli esiti stimati grazie alle interdipendenze?
Tale strategia di interpretazione (e valutazione complessiva del modello 231) permette di arrivare a risultati più accurati relativamente all’efficacia e al suo valore. Questo approccio consente di distinguere e confrontare l’affidabilità di modelli organizzativi differenti di organizzazioni diverse che, se venissero vagliati esclusivamente sotto il profilo degli esiti, facendo semplice riferimento all’assenza di episodi di reato, indurrebbero il valutatore in pericolosi errori di stima.
All’interno della nuova versione del Kit è stata allegata una guida illustrata che guida il Gruppo di Lavoro (Personale aziendale e consulenti) nell’implementazione del modello 231.
La Guida propone un check up iniziale dell’azienda/organizzazione grazie al quale rilevare lo stato di “pericolosità” generale in relazione ad alcuni indicatori focus e permettere di stilare il Progetto di Sviluppo del modello
Lo strumento per l’implementazione dei sistemi di gestione 231
Kit documentale per la realizzazione di un sistema di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.Lgs. 231/01 e s.m.i.
Contiene il manuale, il codice etico, la parte generale e speciale, il codice etico, le procedure e l’analisi dei rischi per articolo e per processo, checklist, Interviste, regolamento OdV, modulistica e una guida illustrata per l’implementazione del Modello 231.
