La funzione “GUIDA” del nuovo Manuale Privacy

Il Manuale del sistema di gestione Privacy è il documento più importante per consulenti, manager o imprenditori che implementano il sistema. Esso infatti, attraverso una sequenza ordinata di fasi, permette di:

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  1. Comprendere immediatamente il funzionamento dell’intero sistema e la collocazione dei suoi documenti
  2. Intervenire agevolmente nei documenti da personalizzare ai fini dell’adattamento del sistema al contesto dell’organizzazione
  3. Impiegare il manuale per comunicare ad Enti di Vigilanza, Stazioni appaltanti, Partner esterni e parti interessate la maniera in cui l’organizzazione assicura la conformità e l’efficacia con cui affronta i requisiti del GDPR
  4. Stabilire il manuale come punto centrale di confronto tra obblighi ed esigenze del titolare del trattamento, il DPO, l’amministratore di sistema, gli autorizzati, i responsabili esterni del trattamento ed eventuali contitolari
  5. Impiegare il manuale e le sue sezioni illustrate attraverso grafici nelle sessioni formative organizzate dal titolare per la formazione degli autorizzati al trattamento dei dati personali e cioè i dipendenti dell’organizzazione

La struttura per fasi: PLAN, DO, CHECK, ACT

Il manuale imposta il lavoro basando il funzionamento del sistema privacy sul ciclo di DEMING le cui fasi sono PLAN, DO, CHECK, ACT.

L’impiego del ciclo di Deming assicura la tenuta del sistema privacy alla logica delle Norme ISO e permette all’organizzazione di procedere ordinatamente a:

PLAN – Esaminare e pianificare (Adempimenti, pericoli, rischi, misure di sicurezza)
DO – Attuare
(Rispondere agli adempimenti e attuare le misure di sicurezza)
CHECK – Verificare
(Risultati privacy, conformità al GDPR, sicurezza dei dati e degli interessati)
ACT – Intervenire
(Attuare azioni correttive e di miglioramento e/o attivare processi disciplinari)

GDPR PRIVACY WINPLE

Il Manuale come supporto alla formazione interna

Il Manuale, in aggiunta ai contenuti descrittivi, fornisce i flow-chart di tutti i processi del sistema nei quali, in occasione delle attività formative per il personale, l’organizzazione ha la possibilità di illustrare visivamente:

  • Le attività da eseguire nei processi disciplinati dalle procedure
  • I documenti da produrre in relazione alle attività eseguite

Questa sezione contiene gli esempi scaricabili del Manuale

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