Esempi del Manuale del MOGC

Il Manuale 231 della nuova edizione si prefigge lo scopo di spiegare cosa e come deve fare l’organizzazione per gestire il modello organizzativo 231 che deve rispondere, secondo  quanto indicato nel D.Lgs231/01 ,in particolare al comma 2 dell’Art. 6, alle seguenti esigenze:

Individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi reati 

• Descrivendo i propri processi di business e le corrispondenti attività all’interno di procedure gestionali
• Riesaminando i processi di business per individuare le attività a rischio reati nei documenti della parte speciale che, in relazione a ciascuna tipologia di reato, le identifica come “attività sensibili”
• Analizzando altre attività a rischio reato, che l’organizzazione identifica, sono delle attività “tipiche” dell’organizzazione che, per le loro caratteristiche, oltre ai “protocolli” di natura più generale, come ad esempio il Codice Etico, devono prevedere dei controlli di prevenzione più specifici, come le Procedure di Controllo Interno

Prevedere specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire: 

• Istituendo un insieme di norme e principi organizzativi, denominato Codice Etico, che investono l’intera organizzazione e i soggetti coinvolti, che sono:

• • Principi di comportamento per l’organizzazione
  • Principi di comportamento cui deve attenersi il personale
  • Criteri di condotta
  • Meccanismi applicativi del Codice Etico
• Integrando nella Parte speciale principi di comportamento e regole di condotta
• Predisponendo Procedure di controllo Interno per prevenire i rischi di reato che possono essere presenti nelle attività specifiche (anch’esse sensibili) disciplinate dalle corrispondenti procedure.

Individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati: 

• Stabilendo specifiche Procedure di Controllo Interno che prevengono i reati connessi alle attività sensibili che sono legate agli incassi, alle transazioni, alle spese, ecc. e riguardano tutte attività sensibili in cui c’è il danaro o la sua movimentazione
• Stanziando per il regolare e sistematico funzionamento dell’Organismo di Vigilanza, le risorse finanziarie nell’apposito budget
• Stanziando risorse finanziarie a supporto del Modello 231 e più in particolare:
  • Le attività di formazione per il personale dipendente
  • Gli strumenti e le iniziative di comunicazione finalizzate a diffondere il modello
  • La documentazione, i sistemi di gestione, impiegati per le registrazioni

Prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’organismo deputato a vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli disciplinati: 

• Dalle procedure di “semplici segnalazioni all’OdV” o di “Segnalazione di sospetti-whistleblowing”
• Da apposita modulistica che regola i Flussi informativi verso l’OdV o funge da Segnalazione delle violazioni a OdV

Introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel modello:

• Prevedendo un sistema disciplinare nella Parte Generale MOGC-GEN che nella sua parte applicativa, a seguito delle informazioni raccolte, si può concludere con un processo disciplinare.

Il Manuale 231 della nuova edizione indica inoltre all’organizzazione, secondo quanto stabilito al comma 1 dell’Art. 6 del D.Lgs231/01, cosa mettere in atto per fornire la prova dell’aver adottato ed efficacemente attuato un modello di organizzazione e gestione idoneo a prevenire il reato verificatosi.

Questo, dimostrando:

• Di aver considerato esaurientemente e fedelmente la realtà dei fatti con la ricerca dei possibili rischi di reato, da prevenire, all’interno di tutte le attività operative e presso tutti i soggetti coinvolti in queste attività, interni o esterni che siano all’organizzazione.
• Che con il modello sono stati ricercati i possibili rischi di reato in relazione a tutte le rubriche contemplate dai reati presupposto 231 che risultavano aggiornate al momento in cui il reato si è compiuto.
• Che l’organizzazione ha stabilito i criteri con cui valutare il rischio inerente al reato commesso, che ha valutato il rischio conformemente a tali criteri
• Cha l’organizzazione ha pianificato in precedenza i controlli di prevenzione e li ha praticamente adottati per disciplinare quelle attività lavorative in riferimento alle quali il reato è stato compiuto
• Che le procedure che regolano il comportamento del personale sono tutte documentate e integrano tutti i controlli necessari a scongiurare i reati possibili e rese disponibili e comprensibili al personale
• Che l’OdV e ciascuno dei suoi membri, sono stati scrupolosamente selezionati e incaricati di vigilare con compiti specifici formalizzati e pianificati e che, in riferimento al reato compiuto, l’OdV ha eseguito attività di vigilanza specifica eseguendo precise ispezioni sul compimento delle attività lavorative nel quale è stato concepito
• Che l’organizzazione ha riesaminato con sistematicità il funzionamento del sistema allo scopo di preservare e migliorare la sua capacità di raggiungere lo scopo che è quello di evitare la commissione dei reati

Quanto descritto nel Manuale è stato tutto integrato nello sviluppo del modello organizzativo 231 dell’organizzazione e sistematicamente considerato nelle fasi cicliche della sua gestione.