La norma UNI EN ISO 9001 prevede espressamente che l’organizzazione impieghi idonee informazioni documentate per registrare le evidenze dell’analisi dei processi, per le registrazioni dei dati ed in particolar modo per monitorare i processi in modo dinamico in funzione del variare dei parametri stabiliti
È proprio questa impostazione della norma ad aver promosso la progettazione della nuova versione 2020 di Procedure ISO 9001:2015 che, in aggiunta alla tradizionale modulistica in formato Word, contiene anche la modulistica in formato Excel.
La modulistica del sistema redatta in Word ha uno stile schematico. Ciascun modulo è costituito da blocchi ben evidenziati ed intitolati nei quali l’utente può inserire le informazioni con estrema semplicità attraverso il semplice testo e attraverso l’apposizione dei check con le caselle di controllo a spunta.
Grazie ad un aspetto sinottico ben coordinato, nel quale i blocchi di informazione appaiono ben distinti ed evidenziati dalle etichette dei titoli, l’utente troverà agevole riportare i dati e troverà ancora più agevole leggerli grazie alla logica del flusso.
I blocchi che contengono le informazioni e i dati infatti sono ordinati in sequenza in maniera tale da permettere la lettura in maniera fluida senza la necessità di dover dispendere energia nella comprensione dei contenuti. Sarà sufficiente un “colpo d’occhio” per riconoscere ed interpretare le informazioni contenute grazie al layout pulito e scorrevole disposto sul foglio Word.
L’impostazione grafica è stata particolarmente curata allo scopo di scongiurare la difficoltà di utilizzo che molto spesso rappresenta la causa dell’iniziale avversità da parte del personale alla registrazione delle informazioni documentate e all’impiego della modulistica per la necessaria circolazione delle informazioni tra gli uffici dell’organizzazione.
Tutta la modulistica del kit documentale qualità 9001:2015 nella sua nuova versione 2020 è completamente personalizzabile e modificabile e può essere anche utilizzata immediatamente così come fornita per effettuare tutte le registrazioni obbligatorie previste dalla norma.
