La gestione dei flussi informativi verso e dall’Organismo di Vigilanza richiede ordine, continuità e tracciabilità. Comunicazioni, segnalazioni, richieste di informazioni, documenti e riscontri possono coinvolgere funzioni e soggetti diversi e devono poter essere recuperati e verificati nel tempo.
Con 231WEB.IT, è possibile gestire in modo strutturato i flussi informativi da e verso l’Organismo di Vigilanza, raccogliendo le comunicazioni ricevute, inviando richieste alle funzioni aziendali e mantenendo traccia delle attività e dei relativi riscontri.
Le funzioni aziendali possono trasmettere all’OdV le informazioni rilevanti per le attività di vigilanza e controllo.
Comunicazioni, documenti, segnalazioni e aggiornamenti possono essere raccolti all’interno della piattaforma e organizzati in base all’area o all’ambito di riferimento.
L’OdV dispone così di un punto unico in cui ricevere, consultare e gestire le informazioni provenienti dall’organizzazione.
Il flusso informativo avviene anche nella direzione opposta. L’Organismo di Vigilanza può inviare richieste di informazioni, documentazione, chiarimenti o aggiornamenti alle funzioni e ai soggetti interessati.
Le richieste vengono gestite attraverso la piattaforma, con la possibilità di indicare destinatari e scadenze e di seguire l’attività fino alla ricezione del relativo riscontro.
Ogni flusso può essere accompagnato da documenti, comunicazioni e materiali di supporto, mantenuti collegati all’attività di riferimento.
Scadenze, stato delle attività e riscontri possono essere monitorati all’interno dello stesso ambiente, mentre lo storico e l’audit trail permettono di ricostruire le operazioni effettuate nel tempo.
I flussi informativi si collegano alle altre attività dell’Organismo di Vigilanza, come riunioni, verifiche, segnalazioni e gestione della documentazione.
Avere queste informazioni all’interno di un unico ambiente consente all’OdV di lavorare con una visione complessiva delle proprie attività, senza dover ricostruire i collegamenti tra comunicazioni e documenti provenienti da strumenti diversi.
Le principali attività del sistema 231 sono organizzate in sezioni dedicate, collegate tra loro all’interno della piattaforma.
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