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Il nuovo kit documentale per la ISO 37001:2016
Procedure ISO 37001 è il nuovo kit documentale di strumenti e modulistica utili all’implementazione ed al mantenimento di un sistema di gestione per la prevenzione della corruzione conforme alla Norma Internazionale UNI EN ISO 37001:2016. Comprende templates già pronti di manuale, procedure e modulistica completamente modificabili e personalizzabili nella forma e nel contenuto.
Adottare un sistema di gestione per la prevenzione della corruzione limita i rischi di condotte corruttive che compromettono la reputazione verso i dipendenti, clienti ed i fornitori, provocano la sospensione o la revoca di finanziamenti pubblici e portano all’interdizione dalla partecipazione a gare pubbliche oltre che conseguenze penali.
L’impiego di tale sistema comporta inoltre un punteggio tecnico maggiore nelle fasi di partecipazione alle gare di appalto, una riduzione dell’importo di eventuali fidejussioni e l’accesso al credito agevolato.
Il kit documentale inoltre è indispensabile alle organizzazioni che avendo adottato un Codice Etico ex D.Lgs. 231/01 trovano con la norma ISO 37001:2016 una rispondenza all’Art. 6, comma 2, lettera b) del D.Lgs. 231/01 che prevede specifici protocolli diretti a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire.
Il kit documentale comprende tutte le procedure obbligatorie necessarie all’implementazione ed al mantenimento di un sistema di gestione per la prevenzione della corruzione conforme all’ultima revisione della norma ISO 37001:2016.
Manuale
Il manuale del sistema di gestione per la prevenzione della corruzione rappresenta il riferimento principale dell’organizzazione che inizia ad applicare i requisiti previsti dalla Norma 37001.
Il manuale è diviso in sezioni, ciascuna delle quali è dedicata ad un punto ben preciso della Norma.
Con il manuale l’organizzazione descrive la maniera in cui recepisce e adempie ai requisiti ISO.
Il manuale è strutturato in maniera semplice affinché chiunque, all’interno o all’esterno dell’organizzazione, possa comprenderne i contenuti.
Esso è concepito come uno strumento di comunicazione grazie al quale l’organizzazione può documentare in che maniera ha preso la sua posizione in merito al fenomeno della corruzione presso:
Il proprio personale già assunto
Le persone che intendono candidarsi per l’assunzione
I clienti
I soci in affari
Gli enti della Pubblica Amministrazione
Procedure
La Norma ISO 37001:2016 prevede che l’organizzazione applichi i controlli per la prevenzione della corruzione nelle circostanze in cui è presente il rischio di corruzione.
Tali controlli finanziari e non finanziari vanno cioè applicati in determinate fasi dei processi di business.
Le procedure del sistema di gestione per la prevenzione della corruzione sono i documenti che descrivono le attività presenti in un processo, la modalità con cui gestire queste attività, i controlli che il responsabile dell’attività deve attuare in relazione al rischio rilevato.
Alle procedure inoltre appartengono anche i documenti che illustrano come l’organizzazione affronta operativamente alcuni requisiti del sistema di gestione. Tali procedure riguardano la modalità con cui:
Effettuare la valutazione dei rischi
Sviluppare la pianificazione per la prevenzione
Condurre le due diligence
Applicare controlli finanziari e non finanziari
Gestire la segnalazione dei sospetti
Gestire regali, ospitalità, donazioni e benefici
Gestire le indagini sulla corruzione
Gestire i controlli per i soci in affari
Relazionarsi con la pubblica amministrazione
Determinare e applicare misure disciplinari
Modulistica
La modulistica riguarda appunto i moduli.
Un modulo è un documento sul quale viene attestata un’attività o una serie di attività che sono previste da un processo.
Grazie alla modulistica, l’organizzazione può dare delle evidenze oggettive (prove) in merito all’effettivo compimento delle attività.
In pratica mentre le procedure disciplinano il compimento di determinate attività, i moduli relativi ad una specifica procedura, non appena compilati e firmati, permettono di dare evidenza che l’attività prevista sia stata compiuta conformemente a quanto stabilisce la procedura.
Se guardiamo ad esempio al requisito relativo alla segnalazione dei sospetti i moduli relativi sono proprio quelli che permettono di segnalare il singolo sospetto e di tenere un registro accurato di tutti i sospetti segnalati.
Se prendiamo invece ad esempio la procedura relativa alla gestione delle indagini sulla corruzione i moduli riguarderanno la nomina del responsabile per le indagini, la relazione di indagine, la documentazione che illustra le azioni conseguenti le indagini etc.,
Allegati
Gli allegati del sistema di gestione per la prevenzione della corruzione riguardano istruzioni operative scritte per definire con maggiore dettaglio delle attività previste in sezioni di manuale o procedure quali ad esempio l’istruzione operativa che guida il personale a riconoscere i pagamenti agevolativi ed estorti.
Altri allegato possono ad esempio elencare le red flags e cioè quelle circostanze che devono mettere in allerta l’organizzazione e incoraggiare il personale a fare la segnalazione dei sospetti.
Un altro importante allegato contiene i riferimenti normativi civili e penali della corruzione e illustra quali sono i reati che commette colui che pone in essere determinate condotte corruttive.
Altri allegati illustrano graficamente il flusso del processo allo scopo di renderne più agevole la comprensione
Termini e definizioni
Glossario voci principali utilizzati nel Kit Documentale Winple ISO 37001:2016
Sistema di gestione
Finalità e processi per raggiungimento obiettivi per prevenzione corruzione
Valutazione rischio
Formulazione di probabilità e gravità per determinare il valore del rischio
Obiettivi pianificati
Pianificazione e modalità per raggiungimento e mantenimento degli obiettivi
Controlli nei processi
Pianificazione controlli dei processi interni ed esterni all’organizzazione
Riesame di direzione
Fonti e documentazione per un corretto riesame da parte dell’alta direzione
Rischi requisiti cogenti
Determinazione probabilità, gravità e rischio nel controllo requisiti cogenti
Rischi da soci in affari
Determinazione probabilità di corruzione per categoria di soci in affari
Leadership e mansioni
Stabilire ruoli, responsabilità e autorità del personale in posizione apicale
Assunzione personale
Modalità di inserimento nuovo personale per ruolo, competenze e conoscenze
Verifica addestramento
Assegnazione di un peso percentuale alle singole attività di addestramento
Controllo processi
Applicazione della Due Dilicence e dei controlli nel processo direzionale
Spese soggetti terzi
Applicazione della procedura per la gestione delle spese di rappresentanza
Misure di protezione
Obblighi di riservatezza e casi di eccezione sulla identità del segnalante
Kit Documentale Winple
Elenco documentazione correlata per la gestione della procedura in esame
Azioni non finanziarie
Azioni che l’organizzazione attua nel controllo delle attività operative
Rischio amministrativo
Azioni per affrontare il rischio di corruzione nel processo amministrativo
Eliminazione contanti
Obiettivo per prevenire il rischio dazione di denaro o altre utilità
Ruoli e responsabilità
Ruoli e corrispondenti responsabilità nella prevenzione della corruzione
Incarico formale FdC
Lettera dell’amministratore della società per il conferimento incarico FdC
Risorse, ruoli e funzioni
Risorse umane con funzione, grado di istruzione e competenze per settore
Formazione specifica
Argomenti da sviluppare nella formazione per la prevenzione della corruzione
Segnalazione sospetti
Riferimenti a oggetto e persone coinvolti nella segnalazione di sospetti
Checklist per punti norma
Check list relativa ai singoli punti della norma anticorruzione 37001:206
Rischio attività svolte
Calcolo rischi per area interessata ed attività dell’organizzazione
Calendario valutazione
Registrazione semestrale valutazione del valore del rischio dovuto al contesto
Impegno ed evidenza
Modello impegno e relativa applicazione di leadership dell’organo direttivo
Sicurezza e salute lavoro
Gestione rapporti ed adempimenti per salute e sicurezza lavoratori e luoghi
Due Dilicence e controlli
Esempio applicazione della procedure per la valutazione dei soci in affari
Rapporti con la P.A.
Esempio procedure per finanziamenti, contenziosi e vicende legali con la P.A.
Quali sono i vantaggi dell'adozione di un Sistema ISO 37001?
Limitare i rischi di condotte corruttive che possono:
- Compromettere la reputazione verso i clienti
- Compromettere la fiducia presso il personale dipendente e i collaboratori
- Provocare la perdita della fiducia da parte di partner commerciali
- Provocare la sospensione, interruzione o revoca di finanziamenti pubblici, concessioni, permessi e autorizzazioni
- Portare all’interdizione dalla partecipazione a concorsi e gare
- Arrecare conseguenze civilistiche relative ai danni arrecati
- Conseguenze penali
Perché scegliere il Kit Winple ISO 37001?
Procedure ISO 37001:2016 è l’unico kit disponibile che permette agli utenti di realizzare direttamente un sistema per la gestione per la prevenzione della corruzione secondo norma di riferimento.
Utilizzare gli strumenti offerti dal pacchetto Procedure 37001:2016 significa partire da una base di contenuti già fortemente implementati e personalizzati, pronti per le modifiche e gli adattamenti al contesto su cui si dovrà lavorare.
Procedure ISO 37001 è un software?
E’ improprio parlare di Procedure 37001 come un pacchetto software.
E’ più corretto definirlo un kit documentale composto da un insieme di strumenti, tra cui manuale, procedure, informazioni documentale, modulistica e check list, tutti in formato Microsoft Word modificabili e personalizzabili.
Il prodotto è coperto da un servizio di assistenza post-vendita?
Si, il servizio è compreso e gratuito.
Winple Italia gestisce le richieste dei clienti tramite il canale di posta elettronica. Gli utenti potranno pertanto inviare le proprie richieste in dettaglio via mail all’indirizzo [email protected]
Queste saranno esaminate e smistate ai tecnici di competenza che provvederanno a fornire una risposta mediamente entro 24 ore.
Posso utilizzare il prodotto su più postazioni?
Si, è possibile.
Una volta scaricato da internet il prodotto oppure dopo averlo ricevuto su supporto CD-ROM, i contenuti possono essere trasferiti su altri PC o notebook al fine di rendere possibile di lavorare ai modelli da più postazioni o far lavorare più persone contemporaneamente
Con questo prodotto posso implementare sistemi certificabili a norma?
Assolutamente si.
Se, naturalmente, esso viene correttamente implementato e se chi ci lavora ha una buona conoscenza delle normative di riferimento.
Il kit documentale Procedure 37001:2016 è idoneo a realizzare un sistema di gestione conforme alla normativa di riferimento.
Il prodotto è utilizzabile con Apple MAC?
Si. I contenuti del Kit Procedure ISO 37001:2016 sono completamente compatibili con tutti i sistemi Apple MAC.
Quali sono le modalità di pagamento, ordine e tempi di consegna?
Bonifico bancario e carta di credito sono le modalità di pagamento consentite.
E’ possibile ordinare tramite il modulo FAX (che andrà compilato e rispedito con i dati anagrafici del cliente di fatturazione e di eventuale spedizione dei supporti CD) oppure ordinare direttamente online aggiungendo il prodotto desiderato al carrello e proseguendo con la procedura guidata di ordine e pagamento.
I tempi di consegna in caso di pagamento con carta di credito sono immediati (nel caso si decida di scaricare il prodotto direttamente da internet al termine dell’ordine).
Con il bonifico bancario l’ordine viene evaso il giorno stesso della verifica dell’accredito. Le spedizioni invece partono con corriere il giorno stesso dell’ordine e vengono consegnate entro 24/48 ore in tutta Italia.
Tutti i files ed i modelli sono modificabili?
Si, tutti i contenuti del pacchetto Procedure ISO 37001:2016 sono completamente modificabili nella forma e nei contenuti senza alcuna eccezione.
Sono personalizzabili e possono essere integrati con eventuale materiale già in possesso del cliente.