Nel sistema di gestione per la qualità l’organizzazione deve dimostrare la conformità alle procedure stabilite attraverso le informazioni documentate rese sotto forma di modulistica.
È la modulistica ad esser preposta a registrare tutto quanto necessario a fornire prova che i processi si stiano eseguendo ed attuando conformemente alle procedure che li disciplinano, cosicché a ciascuna procedura corrispondono uno o più moduli di registrazione.
Molte informazioni documentate tuttavia non hanno un carattere descrittivo come ce l’hanno la registrazione dei fattori influenti, la registrazione delle parti interessate, gli elenchi di risorse umane e fisiche ma prevedono invece la registrazione di dati quantitativi da essere impiegati nelle analisi e nelle valutazioni.
Alla modulistica tradizionale, perciò, il sistema di gestione per la qualità aggiunge anche la modulistica elettronica, quella impostata in Excel che, a differenza di quella cartacea, permette di acquisire dati quantitativi e di elaborarli.
Il sistema di gestione per la qualità quindi non può prescindere dalle elaborazioni quantitative previste tanto nell’ambito della pianificazione e cioè nella fase Plan quanto nella valutazione delle prestazioni della fase Do.
I moduli in formato elettronico predisposti per i calcoli riguardano, ad esempio:
- La valutazione dei rischi e delle opportunità
- Il controllo dell’attuazione e dell’efficacia delle azioni intese ad affrontare le incertezze del contesto
- La misurazione dell’idoneità delle risorse umane
- Il controllo dei requisiti dell’infrastruttura
- La misurazione dell’adeguatezza delle risorse tecniche
- Il controllo delle risorse predisposte per il monitoraggio e la misurazione
- Il controllo delle informazioni documentate
- L’albo fornitori
- Il monitoraggio statistico della soddisfazione del cliente
- L’analisi e la valutazione delle prestazioni del sistema
Tali moduli hanno il vantaggio di integrare i calcoli con i quali ottenere risultati di analisi e di sintesi e liberano gli operatori da un ricorso continuo al conteggio manuale che può essere esposto ad eventuali errori di calcolo.
I moduli elettronici elaborati in Excel permettono di analizzare tutti gli aspetti quantitativi del sistema di gestione per la qualità e supportano il management nell’assunzione di decisioni basate sul criterio scientifico.
I dati quantitativi consentono di individuare anomalie, valori di tendenza, segnali presenti nel sistema che a occhio nudo e attraverso la semplice descrizione perderebbero il loro valore informativo circa l’effettivo perseguimento degli obiettivi di qualità e lo scopo del sistema di gestione.
